1- تکمیل فرم (Sabbatical Leave Report For Extension) و Submit آن- ارسال یک نسخه از آن به گروه و یا مرکز مربوطه

2- ارسال تاییدیه بالاترین مقام مسئول محل خدمت به همراه فرم بند 1 و نامه Supervisor مربوطه به معاونت بین الملل دانشگاه

3- در صورت داشتن مصوبه شورای بورس دانشگاه مکاتبه با مدیریت توسعه سازمان و سرمایه نیروی انسانی جهت تمدید حکم و در صورت نداشتن مصوبه شورای بورس دانشگاه، 

     گزارش پیشرفت عملکرد و علت تمدید دوره در دستور کار شورای بورس دانشگاه قرار داده می شود.

4- ارسال مصوبه شورای بورس دانشگاه  در پاسخ به نامه دریافتی و در صورت تایید به مدیریت توسعه سازمان و سرمایه نیروی انسانی جهت تمدید حکم