مفهوم واژه اعتباربخشی مطابق با تعریفی که شورای اعتباربخشی آموزش عالی1 از آن ارائه داده، عبارت است از فرایند چندمرحلهای و دانشگاهی که مبتنی بر خود ارزیابی دانشگاه از خود و سپس ارزیابی دانشگاه از سوی تیم خبرگان (سازمانهای اعتباربخش) مطابق با استانداردهای از پیش تعیین شده است. این فرایند در وهلهی اول به منظور پاسخگویی به عموم در قبال خدمات آموزشی ارائه شده و سپس به منظور بهبود کیفیت آموزش در دانشگاه انجام می شود. به منظور نیل به این اهداف، کیفیت برنامه های آموزشی، اعضای هیئت علمی و کارکنان مورد ارزیابی قرار می گیرند.
اعتباربخشی فرایندی ذهنی2 و مبتنی بر نظرات افراد (تیم خبرگان) است که در آن وضعیت هر دانشگاه بدون توجه به وضعیت مراکز همتای آن سنجیده میشود. این سنجش و ارزیابی یک ارزیابی بیرونی است که از سوی تیم خبرگان (سازمانهای اعتباربخش) انجام میشود. توجه به این نكته بسیار مهم است که چنین سازمانهای اعتبار بخشی3 باید مورد تایید مراجع ذیصلاح4 در هر کشور و یا در سطح جهانی قرار بگیرند.
همانطور كه در فرايند اعتباربخشی در شکل زير نشان داده شده است این فرایند، با تکمیل و ارسال فرم تقاضای انجام فرایند اعتباربخشی شروع شده و در صورت موافقت سازمان اعتباربخش فرایند ارزیابی رسما آغاز میشود. سازمان اعتباربخش در این مرحله، اطلاعات و مستندات مورد نیاز را به دانشگاه اعلام نموده و دانشگاه موظف است همزمان با تکمیل فرم تقاضا، اطلاعات مورد نیاز را تهیه و به سازمان ارسال نماید. اطلاعات مورد نیاز سازمانهای اعتباربخش مشابه بوده و تنها در 10 یا 20 درصد از موسسهای به موسسهی دیگر متفاوت است. این اطلاعات در 5 دسته موضوعی شامل آموزش، پژوهش، دانشجویی، توسعه سازمان و نیروی انسانی و بین الملل طبقه بندی میشوند. فعالیت تکمیل و ارسال اطلاعات و فرم تقاضای اعتباربخشی در واقع فعالیتی است که پیش از انجام ارزیابی اصلی انجام میشود. ارزیابی اصلی در اعتباربخشی با خود ارزیابی دانشگاه از سوی خودش شروع می شود. برای اين منظور دانشگاه می تواند از الگوها و فرم های ارزيابی خود استفاده نمايد و يا از الگوها و فرم های پيشنهادی سازمان اعتباربخش بهره مند شود. سپس ارسال مستندات خودارزيابی دانشگاه به سازمان اعتباربخش آغاز می شود. سازمان اعتباربخش مستندات و مدارك خودارزيابی را در تيم كارشناسی خود بررسی نموده و برای تاييد صحت محتوای آن مطابق با برنامه زمانبندی از پیش تعیین شده و توافق شده با دانشگاه از دانشگاه بازديد كرده و با كاركنان، دانشجويان، مديران و اعضای هيئت علمی مصاحبه می نمايد. در نهايت با ارائه گزارشی از نتايج خودارزيابی و مشاهدات تيم ارزيابان تصميم اعطای امتياز اعتباربخشی به دانشگاه اخذ شده و رسما به دانشگاه ابلاغ می گردد. در فاصله ميان بازديد از دانشگاه تا اعلام نتيجه اعتباربخشی، فرصتی وجود دارد تا دانشگاه بر روی رهنمودهای ارتقا، نقاط ضعف و كاستی هايی كه از سوی سازمان اعتباربخش اعلام شده هر چه بيشتر توجه نمايد، آن ها را برطرف نموده و مجددا آمادگی خود را جهت بازديد مجدد ارزيابان اعلام نمايد. اين مراحل در شكل زیر نشان داده شده است.
توجه به اين نكته ضروری است كه اعتباربخشی فرايندی مداوم بوده و تمامی ابعاد دانشگاه را در برمی گيرد.

بدين ترتيب به منظور جلب مشاركت، همكاری و وظيفهمند نمودن هر يك از واحدهای موضوع ارزيابی در فرايندهای ارزیابی (آموزش، پژوهش، دانشجویی، توسعهی سازمان و نیروی انسانی، و بین الملل)، نياز به تعريف و تدوين پروتكل اجرای فرایند اعتباربخشی است.
1 Council for Higher Education Accreditation (CHEA)